Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen schreiben?

Zuletzt geprüft am 1. Oktober 2026

Was eine E-Rechnung ist

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine Software direkt auslesen kann. In Deutschland sind das vor allem XRechnung und ZUGFeRD. Eine einfache PDF gehört nicht dazu. Für das Gesetz ist sie eine sonstige Rechnung, genau wie Papier, und das stellt das Bundesfinanzministerium in seinen Antworten zur E-Rechnung ausdrücklich klar.

ZUGFeRD ist der Sonderfall, der verwirrt. Die Datei sieht aus wie eine PDF, trägt die Rechnungsdaten aber zusätzlich als XML in sich, und deshalb kann sie eine E-Rechnung sein.

Ausstellen: Kleinunternehmer sind ausgenommen

Rechnungen von Kleinunternehmern nach § 19 UStG fallen nicht unter die Pflicht zur E-Rechnung (§ 34a UStDV). Du darfst also weiter eine PDF per E-Mail oder eine Papierrechnung schicken, auch nach 2027. Freiwillig eine E-Rechnung zu schicken, ist natürlich erlaubt.

Dasselbe gilt für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto (§ 33 UStDV), und zwar für jedes Unternehmen, nicht nur für Kleinunternehmer. Rechnungen an Privatpersonen sind von der Pflicht ohnehin nicht betroffen.

Auf deine Rechnung gehört der Hinweis, dass keine Umsatzsteuer berechnet wird, etwa „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet“.

Empfangen: das gilt auch für dich

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen eine E-Rechnung empfangen können, Kleinunternehmer eingeschlossen. Kaufst du für dein Gewerbe bei einem anderen Unternehmen ein, darf es dir eine E-Rechnung schicken.

Für den Empfang reicht nach Auskunft des Bundesfinanzministeriums ein E-Mail-Postfach. Lesen musst du die Datei trotzdem können, und eine XRechnung ist eine XML-Datei, die ohne Programm wie Kauderwelsch aussieht. Das Werkzeug auf dieser Seite zeigt sie im Browser im Klartext, ohne dass etwas hochgeladen wird.

Aufbewahren musst du eine E-Rechnung im Original, also die XML-Datei selbst und nicht nur einen Ausdruck davon.

Die Fristen im Überblick

Wenn du über die Grenze wächst

Kleinunternehmer bleibst du, solange dein Umsatz im Vorjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht überschreitet (§ 19 Abs. 1 UStG). Fällst du heraus, brauchst du Rechnungen mit Umsatzsteuer, und an andere Unternehmen nach den Fristen oben eine E-Rechnung. Wer absehbar wächst, sucht sich am besten früh ein Rechnungsprogramm, das XRechnung oder ZUGFeRD erzeugt.

Häufige Fragen

Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?

Nein. Eine einfache PDF hat kein strukturiertes Format und gilt als sonstige Rechnung, so wie Papier. Eine ZUGFeRD-Datei sieht zwar aus wie eine PDF, trägt die Rechnungsdaten aber zusätzlich als XML in sich und kann deshalb eine E-Rechnung sein.

Brauche ich als Kleinunternehmer eine Software für E-Rechnungen?

Zum Ausstellen nicht, PDF oder Papier bleiben erlaubt. Zum Empfangen reicht ein E-Mail-Postfach. Damit du eine XRechnung auch lesen kannst, brauchst du aber ein Programm, das die XML-Datei lesbar macht, etwa das kostenlose Werkzeug auf dieser Seite.

Ab wann müssen Unternehmen E-Rechnungen ausstellen?

Bis Ende 2026 dürfen alle Unternehmen noch Papier oder PDF schicken, Unternehmen mit höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz bis Ende 2027. Ab 2028 gilt die Pflicht für Rechnungen an andere Unternehmen im Inland ohne Übergang. Kleinunternehmer und Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro bleiben ausgenommen.

Darf ich eine E-Rechnung ablehnen, weil ich Kleinunternehmer bin?

Nein. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, ausdrücklich auch ein Kleinunternehmer. Die Ausnahme gilt nur für das Ausstellen.

Dieser Text gibt allgemeine Informationen zur Gesetzeslage und zur veröffentlichten Rechtsprechung wieder. Er ist keine Rechtsberatung und prüft deinen Einzelfall nicht. Ob die genannten Regeln auf deine Situation zutreffen, entscheidest du selbst, im Zweifel nach Rücksprache mit einem Mieterverein, einer Gewerkschaft oder einer Anwaltskanzlei.