Eine XRechnung ist eine XML-Datei, die für Maschinen geschrieben ist. Eine ZUGFeRD-Datei sieht aus wie ein PDF und trägt die eigentliche Rechnung unsichtbar im Inneren. Zieh eine von beiden hinein. Du bekommst die Rechnung als normalen Text zu lesen und dazu eine Prüfung der Pflichtangaben. Die Datei bleibt auf deinem Gerät.
Keine vollständige Prüfung nach Schematron, keine Steuerberatung. Was das heißt
Keine Datei zur Hand? Probier eine davon:
Die Pflicht kommt in drei Schritten, und der erste ist längst da.
Ausgenommen bleiben Rechnungen an Verbraucher und Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto nach § 33 UStDV. Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen empfangen können, aber nicht selbst ausstellen. Ausführlich auf der Seite E-Rechnung als Kleinunternehmer.
ZUGFeRD hat mehrere Profile, und zwei davon zählen umsatzsteuerlich nicht als E-Rechnung: MINIMUM und BASIC WL. Sie enthalten keine einzelnen Positionen und lassen sich deshalb nicht vollständig maschinell auswerten. Eine Datei in einem dieser beiden Profile sieht aus wie eine ordentliche Rechnung, ist aber keine im Sinne des § 14 UStG. Das Werkzeug oben sagt dir, welches Profil deine Datei benutzt, und es sagt es als Erstes.
Nein. Die Datei wird von deinem Browser gelesen und dort ausgewertet. Sie wird nicht übertragen und nicht gespeichert. Das ist auch der Grund, warum es hier kein Konto gibt und keine Anmeldung. Eine Rechnung enthält Geschäftsdaten, und die gehören niemandem außer dir.
Nein. Die amtliche Prüfung läuft über Schematron-Regeln und prüft mehrere hundert Bedingungen. Hier wird das geprüft, was sich am Dokument selbst ablesen lässt: Aufbau, die Pflichtangaben aus § 14 UStG und EN 16931, die Rechenprobe und das Profil. Ein Ergebnis ohne Beanstandung ist deshalb kein Nachweis, dass die Rechnung jede Regel erfüllt.
Beide erfüllen dieselbe europäische Norm EN 16931. Die XRechnung ist eine reine XML-Datei und die deutsche Vorgabe für Rechnungen an Behörden. ZUGFeRD ist ein PDF mit derselben XML-Datei im Inneren, damit ein Mensch es ansehen und eine Maschine es lesen kann. Beide gibt es in zwei Schreibweisen, UBL und CII, und beide werden hier gelesen.
Nein. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind vom Ausstellen befreit. Empfangen und verarbeiten können musst du sie trotzdem, und zwar schon seit dem 1. Januar 2025.
Ein gewöhnliches PDF ist seit 2025 eine sonstige Rechnung und keine E-Rechnung. In der Übergangszeit ist es weiter zulässig, wenn der Empfänger zustimmt, und für kleinere Unternehmen bis Ende 2027. Danach nicht mehr. Ein eingescanntes Papier war übrigens nie eine E-Rechnung.
Die Kennung, unter der eine Behörde ihre Rechnungen entgegennimmt. Sie steht im Feld Käuferreferenz, BT-10. Fehlt sie bei einer Rechnung an einen öffentlichen Auftraggeber, weist das Portal die Rechnung in der Regel automatisch zurück, ohne dass ein Mensch sie ansieht.
Es liest die Datei und prüft, was sich am Dokument selbst ablesen lässt. Es ist keine Steuerberatung und keine Rechtsberatung, und es ist keine vollständige Konformitätsprüfung. Ob eine Rechnung den Vorsteuerabzug trägt, entscheidet am Ende das Finanzamt und nicht ein Browser.
Wenn es um Geld geht, das weh tut, frag deine Steuerberatung. Für die amtliche Prüfung einer Datei gibt es den Validator der Koordinierungsstelle für IT-Standards.